خليك صريح ووقف تتجاهل المتقدمين علي وظيفة عندك

وصلتني رسالة من مديرة موارد بشرية الساعة 9:47 مساءً يوم الثلاثاء: "سؤال سريع: فيه أداة ترسل إيميلات الرفض تلقائياً؟ أنا من 6 شهور أحاول أفهم النظام اللي عندنا وعلى وشك أستسلم."

هي من 8 سنين في الموارد البشرية. عندها ميزانية. تستخدم نظام "ممتاز" سعره 45,000 درهم بالسنة.
ومع ذلك؟ لسه بتتجاهل المتقدمين.
المشكلة مو مشكلتها لحالها. المشكلة عند الكل.

نظامك اللي يكلفك XX,XXX درهم بالسنة؟ صدقني يكلفك أكثر!

سألت 15 واحد يشتغلون بالتوظيف الشهر الماضي فقط: "كم النسبة المئوية للمتقدمين اللي يضيعوا منكم؟"
الإجابات كانت من 15% لـ 40% وللأسف بدون ثقة إحصائية  حتي. واحد قال لي: "بصراحة؟ ممكن نصف المتقدمين. وهذا الشئ جدا مسببلي إزعاج، بس ما أعرف كيف أحله."

هذول ناس يستخدمون Greenhouse وLever وWorkday الأنظمة الغالية اللي المفروض تحل المشكلة .
وبنفس الوقت، المتقدمين ينشرون: "تقدمت لـ 47 وظيفة هالشهر. رد علي 3 بس. هذا طبيعي؟" أيوه. طبيعي. بس ما المفروض يكون كذا.

التكلفة الحقيقية لما تتجاهل الناس تنعكس علي سمعتك كموؤسسة وكمسوول في الموارد البشرية اولاّّ. مراجعة سيئة وحدة تنزل تقييمك. تقييم ضعيف = متقدمين أقل = إنفاق أكثر بـ 2-3 أضعاف على إعلانات التوظيف.

يلّا نحسب:
15 دقيقة باليوم ترد على إيميلات "وين طلبي؟" = 65 ساعة بالسنة
30 دقيقة باليوم ترسل تحديثات يدوية للمتقدمين = 130 ساعة بالسنة
45 دقيقة باليوم تنسيق مواعيد بالإيميل = 195 ساعة بالسنة

المجموع: 390 ساعة = فلوس مهدرة وهذا موظف توظيف واحد بس.

دوامة السمعة: كل متقدم تتجاهله، يحكي لمعارفه. ينشر على LinkedIn. يتذكر اسم شركتك للأبد. بعد سنتين لما يكون عندك الوظيفة المثالية لهذا الشخص؟ شو حيكون إنطباعه الاول عنك؟.

ليش نظام الـATS يفشل بالتوظيف

نظام ATS مصمم لـ يتتبع الطلبات. مو عشان يعامل البشر كبشر.

ما:
يأكد الطلبات تلقائياً
يخلي المتقدمين مهتمين لما تطول العملية
يرسل إيميلات رفض من نفسه
يتكامل مع أدواتك الثانية
يوفر عليك وقت

بس ينظم الفوضى شوي أفضل.
فكر فيها لو تعاملت مع التوظيف زي التسويق؟
خلني أقولك: لو تعاملت مع المتقدمين زي ما فرق التسويق يتعاملون مع العملاء المحتملين؟
فرق التسويق فهموا الموضوع من زمان ما تقدر تجذب عميل محتمل وبعدين تتجاهله.

تحتاج:
تبقى على تواصل دايم
تعطي قيمة بكل مرحلة
تبني علاقة قبل ما تطلب التزام
تأتمت الأشياء المملة عشان الناس يركزون على الناس

وهذا بالضبط اللي يسويه HubSpot. واتضح إن التوظيف يحتاج نفس الطريقة.

شكل HubSpot بالواقع اذا استخدم للتوظيف

سارة انتقلت لـ HubSpot قبل 6 شهور. شكل صباحها الحين:
8:00 صباحاً - 23 طلب جديد خلال الليل.
8:00:03 صباحاً - كل الـ 23 وصلهم هالإيميل تلقائي:

"شكراً لك! راح نراجع طلبك خلال 3 أيام عمل ، راح تسمع منا بحلول [تاريخ تلقائي]. وهذي هي الخطوات التالية في حال تم أختيارك..."

8:05 صباحاً - تضغط "مقابلة هاتفية" لـ 4 أشخاص. يوصلهم رابط التقويم فوراً.
8:07 صباحاً - تضغط "مو مناسب" لـ 8 أشخاص. يوصلهم مباشرة:

"شكراً لاهتمامك. راح نكمل مع مرشحين ثانيين، لكن أعجبنا فيك [تفصيل معين]. تبي تنضم لمجتمع المواهب عندنا عشان تكون علي إطلاع بكل الفرص الجاية؟"

شغلها كله الصبح: 10 دقايق بدل ساعتين.
5 سير عمل تغير المعادلة
سوّها مرة وحدة، وانسها:

تأكيد الطلب ← إيميل فوري 
جدولة للمقابلة الهاتفية ← رابط لحجز الموعد القادم
تفعيل سلسلة أوتماتيكية للتواصل بشكل مشروط، مثال: تحديثات أسبوعية لو طالت العملية أكثر من 7 أيام
أنهيت المقابلة؟ ← إيميل شكر بعد كل مقابلة
إيميل الرفض ← رد لطيف فوري لما تنقله لـ "مو مناسب"

ما حد ينسى. ما حد يتجاهل. نظام يشتغل 24/7.

متى تستخدم HubSpot للتوظيف

✅ شركتك ناشئة أو متوسطة (10-500 موظف)
✅ تقييماتك على Glassdoor تخرب بسبب التجاهل
✅ نظامك الحالي يكلف 40,000 درهم+ وما يستاهل
✅ أصلاً تستخدم HubSpot للتسويق/المبيعات
✅ تبي تبني مجتمع مواهب، مو بس تعبي وظائف
✅ فريقك يغرق بالشغل اليدوي

الطريقة الذكية او الهجينة للتوظيف

أغلب الشركات تسوي كذا:

ربطهم مع بعض. أحسن حل.

اللي يهم فعلاً في تجربة سارة

بعد 3 شهور من التحول لـ HubSpot، سارة قالت لي شي علق بذهني:
"الأسبوع الماضي، وحدة رفضناها قبل 6 شهور تواصلت معنا. قالت إنها قدّرت طريقة تعاملنا معها خليناها تعرف وين واصلة بالمقابلة الوظيفية اول باول، رسلنا لها رفض بشكل محترم، دعيناها تبقى على تواصل. وكانت موخراّّ ترقّت بشغلها وتبي تحيل لنا 3 من فريقها."
هذا العائد اللي ما حد يحطه بجدول بيانات.

علامتك التجارية ما تتبني من الناس اللي توظفهم. تتبني من طريقة تعاملك مع الـ 95% اللي ما توظفهم.
كل إيميل تلقائي يوصل بوقته. كل متقدم يعرف وضعه. كل شخص يمشي من عمليتك وهو يفكر "ما اختاروني، بس احترموا وقتي."
هذا اللي يغير كل شي.

الصراحة؟ نظامك الحالي على الأغلب يكلفك أكثر مما تتوقع بالساعات المهدرة، والمواهب الضايعة، والسمعة المتضررة. 

السؤال: بعد 6 شهور من الحين، تبي تبقى غارق بالمتابعات اليدوية، تحس بالذنب تجاه المتقدمين، وتشوف تقييمك على Glassdoor ينزل؟
ولّا تبي تصلح الوضع فعلاً؟